Инструкция по делопроизводству в Совете судей

УТВЕРЖДЕНА

Решением Совета судей

Тамбовской области

17.07.2015

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в Совете судей Тамбовской области

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Совете судей Тамбовской области (далее именуется – Инструкция) разработана в целях совершенствования документооборота Совета судей Тамбовской области (далее – Совет судей), управления и повышения эффективности указанной деятельности путем унификации состава и форм документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Инструкция разработана в соответствии с Федеральным законом от 14 марта 2002 года № 30-ФЗ «Об органах судейского сообщества в Российской Федерации»; Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ  «Об архивном деле в Российской Федерации»; Федеральным законом от 22 декабря 2008 года №  262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации»; постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»; приказом Росархива от 23 декабря 2009 года № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»; регламентом Совета судей.

1.2. Инструкция устанавливает единые требования к организации работы со служебными документами в Совете судей, оптимальный порядок их подготовки, оформления, регистрации, учета и контроля исполнения.

1.3. Правила ведения делопроизводства, предусмотренные настоящей Инструкцией, распространяются на документы открытого характера.

1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документооборота  Совета судей осуществляется секретарем Совета судей.

1.5. Общие руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами, правил их подготовки и оформления, контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в Совете судей возлагается на председателя Совета судей. 

1.6. Ответственность за ведение делопроизводства в Совете судей несет секретарь Совета судей.

1.7. Передача служебной информации средствам массовой информации осуществляется секретарем Совета судей только по поручению председателя Совета судей.

1.8. Передача служебных документов, их копий, а также сведений, содержащихся в них, заместителям председателя Совета судей,  членам Совета судей, а также руководителям и должностным лицам министерств, ведомств и организаций, гражданам осуществляется в установленном порядке (официальным письмом) или иным способом по поручению председателя Совета судей. Копии постановлений и иных актов, принимаемых Советом судей в рамках своих полномочий, передаются сторонним организациям только по поручению председателя Совета судей, или лица,  исполняющего его обязанности в период временного отсутствия.

II. Документация Совета судей

2.1. Состав документации Совета судей определяется полномочиями Совета судей, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между Советом судей и иными органами судейского сообщества в Российской Федерации, федеральными органами исполнительной власти, другими органами управления и организациями.

2.2. Служебные документы в Совете судей создаются с использованием компьютера.

2.3. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word с использованием шрифтов Times New Roman размером 12, 13 или 14 через 1-2 межстрочных интервала. Для оформления табличных материалов допускается использование программы Еxcel. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы.

2.4. Для выделения части текста документа, наименования, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещения относительно границ основного текста.

2.5. Отдельные внутренние документы (заявление, анкета, объяснительная записка и т.п.) допускается писать от руки. 

III. Порядок организации документооборота в Совете судей

Движение документов в Совете судей с момента их разработки или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. Различается три основных потока документации:

- документы, поступающие из сторонних организаций (входящие);

- документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

- документы, разрабатываемые в Совете судей, не направляемые за пределы Совета судей (внутренние).

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Совете судей, регламентируются настоящей Инструкцией и Инструкцией по судебному  делопроизводству в верховных   судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов,  утвержденной приказом Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 15 декабря 2004 г. № 161. Вопросы, не урегулированные настоящей Инструкцией, могут рассматриваться в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в аппарате Совета судей Российской Федерации, утвержденной постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 18 февраля 2010 г. № 215.  

3.1. Обработка и регистрация входящих документов

3.1.1. Прием, первоначальный учет и распределение всей корреспонденции, поступающей в адрес Совета судей, производятся в централизованном порядке работниками Тамбовского областного суда в соответствии с Инструкцией по судебному  делопроизводству в верховных   судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов, утвержденной приказом Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 15 декабря 2004 г. № 161.

3.1.2. Все официальные служебные документы, полученные членами Совета  судей и секретарем Совета судей от должностных лиц других организаций (например, при посещении ими министерств и ведомств, выездах в служебную командировку и т.п.), подлежат обязательной передаче работнику отдела делопроизводства Тамбовского областного суда, ответственному за регистрацию входящей корреспонденции.

3.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, внутренние и отправляемые – в день подписания или утверждения. При передаче документа внутри Совета судей он повторно не регистрируется.

3.1.4. Прошедшие учет и первоначальную регистрацию документы передаются для рассмотрения председателю Совета судей.

3.1.5. Председатель Совета судей дает поручение исполнителям, оформленное в виде резолюции. Подлежащий рассмотрению документ  передается в соответствующую комиссию Совета судей или исполнителю. При передаче документа внутри комиссии конкретному исполнителю резолюции председателя Совета судей не требуется. Если поступившие документы не требуют исполнения, то председатель Совета судей делает на них пометки об ознакомлении (подпись, дата ознакомления).

3.1.6. Рассмотренные председателем Совета судей документы возвращаются работнику Тамбовского областного суда. Ответственный исполнитель получает подлинник документа, остальным передаются копии. Переадресация документов производится только лицом, давшим поручение.

3.1.7. Документы, поступившие в Совет судей по каналам факсимильной связи, по электронной почте, и телеграммы регистрируются на общих основаниях, затем передаются на доклад председателю Совета судей и на исполнение.

3.1.8. Телефонограммы, адресованные председателю Совета судей, принимаются работником Тамбовского областного суда, а текст поступившей телефонограммы записывается в журнале или печатается получателем на листе бумаги и оперативно передается на доклад. 

3.2.  Порядок работы со служебными документами

3.2.1. Документы с пометкой «Срочно» докладываются немедленно.
Ответственность за их учет, хранение в соответствии с настоящей Инструкцией несет секретарь Совета судей. 

3.2.2. Ответственность за их доведение до сведения должностных лиц  несет секретарь Совета судей, контроль исполнения возлагается на председателя Совета судей.

3.2.3. Перед тиражированием копия рассылаемого документа заверяется подписью секретаря Совета судей и печатью Совета судей и рассылается исполнителем в соответствии с указанием рассылки.

3.3.  Обработка и регистрация отправляемых документов

3.3.1. Все отправляемые документы регистрируются в обязательном порядке в журнале исходящей корреспонденции, нумеруются по порядку в пределах календарного года. Не прошедший регистрацию документ не является официальным документом, отправка его категорически  запрещается.

3.3.2. Регистрация исходящей корреспонденции возлагается на работника Тамбовского областного суда. Отправление почтовой корреспонденции Совета судей осуществляется централизованно через отдел делопроизводства Тамбовского   областного суда. Копия письма передается секретарю Совета судей для приобщения к соответствующему делу. 

3.3.3. Доведение до сведения должностных лиц и контроль исполнения возлагается на секретаря Совета судей.

3.4. Передача текстов служебных документов по каналам

факсимильной связи

3.4.1. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи (приема) текстов служебных документов организациям, учреждениям (от организаций, учреждений).

3.4.2. Служебная информация, передаваемая и принимаемая по каналам факсимильной связи, не является официальным документом. Последующая досылка оригинала документа (кроме информации для сведения) по почте или с нарочным обязательна.

3.4.3. Устанавливается следующий порядок передачи и приема текстов документов по каналам факсимильной связи:

- запрещается передавать секретные сведения, служебную информацию ограниченного распространения, рукописные материалы, бланки;

- документ, передаваемый по каналам факсимильной связи, выполняется черным шрифтом на бумаге формата А 4;

- ответственность за содержание передаваемой факсограммы возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и секретаря Совета судей.

3.4.4. Прием и передача документов, подписанных председателем Совета судей, его заместителями и членами Совета судей, осуществляются работниками Тамбовского областного суда. Принятый и подлежащий отправке по телефаксу документ учитывается в порядке, предусмотренном пп. 3.2 и 3.3 настоящей Инструкции. Поступившие факсограммы передаются под расписку в день их приема, срочные – немедленно.

 3.5. Работа исполнителей со служебными документами

3.5.1. Секретарь Совета судей обеспечивает оперативное рассмотрение документов и доведение их до исполнителей.

3.5.2. Исполнение документа включает в себя: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) председателю Совета судей, его заместителям и членам Совета судей, подготовку к пересылке адресату.

3.5.3. Исполненные и представляемые на подпись документы должны быть правильно оформлены, иметь необходимые приложения и визы (исполнителя, соисполнителей и др.). На исходящем письме (подлиннике) исполнителем указывается индекс документа, на который подготовлен ответ. На копии исходящего документа текст бланка не воспроизводится; на месте бланка проставляются дата подписания и регистрационный индекс. Подпись удостоверяется исполнителем документа или секретарем Совета судей по форме:

Верно  

Секретарь Совета судей     Личная подпись      И.И. Петрова  

10.05.2015.  

3.5.4. Количество экземпляров рассылаемого документа определяет секретарь Совета судей. Тиражирование (ксерокопирование) документа осуществляется исполнителем.            

3.5.5. Если поручение дано нескольким исполнителям, то должностное лицо, указанное в поручении ответственным, является основным исполнителем данного поручения, несет ответственность за его исполнение и организует работу соисполнителей по его выполнению. Основной исполнитель определяет сроки представления предложений соисполнителям, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. В случае необходимости исполнения поручения в сжатые сроки он организует исполнение поручения в оперативном порядке. Все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.). 

3.5.6. Контроль исполнения инициативных документов (запросов и др.), по которым ожидается получение ответа, осуществляет ответственный исполнитель документа. 

IV. Порядок подготовки и оформления служебных документов. Бланки служебных документов

4.1. Бланки служебных документов имеют установленный состав обязательных реквизитов, порядок их расположения в строгом соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

4.2.  Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х297 мм) и А5 (148 х210 мм). Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа. Бланки должны иметь поля (не менее): левое -20 мм; правое -10 мм; верхнее - 20 мм; нижнее -20 мм.  

V. Подготовка и оформление отдельных видов документов

5.1. В Совете судей создаются следующие виды документов: 

- решения, постановления Совета судей;

- утверждаемые документы (инструкции, положения, планы, графики, повестки дня заседания, программы проведения мероприятий и др.);

- служебные письма;

- справочные и аналитические материалы (информационные бюллетени, справки, обзоры и др.) по вопросам, связанным с деятельностью Совета судей;

- материалы и ответы по поступившим в адрес Совета судей обращениям органов судейского сообщества субъектов Российской Федерации, жалобам и сообщениям от других органов и должностных лиц, а также от граждан для представления на рассмотрение председателю Совета судей, его заместителям и членам Совета судей;

- запросы;

- иные документы.

5.2.1. Решения, постановления Совета судей подписываются председателем Совета судей.

5.2. Проекты решения, постановления

5.2.2. Проекты решений, постановлений подготавливаются по поручениям председателя Совета судей либо с его согласия – по поручению одного из заместителей председателя Совета судей или членов Совета судей.

5.3.  Положения, правила, инструкции

5.3.1. Положения, правила, инструкции – документы, в которых излагаются правила, нормы и требования, обязательные для выполнения. Указанные документы изготавливаются по поручению председателя Совета судей.

5.3.2. Положения, правила, инструкции могут применяться как самостоятельные акты, утверждаемые решением, постановлением Совета судей. В названии положения, правил, инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются требования документа.

5.3.3. Текст положения, инструкции делится на главы, которые могут делиться на пункты и подпункты. Главы имеют нумерационные заголовки, обозначенные римскими цифрами с точкой, и тематические заголовки (пункты), напечатанные с прописной буквы. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами. Начинается документ, как правило, с раздела «Общие положения», в котором излагаются сведения общего характера, в том числе цели и причины его издания, область распространения, основание для разработки и другие сведения.

5.3.4. Текст положения, инструкции излагается в повествовательном стиле от 3-го лица единственного или множественного числа с использованием слов: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается» и т.п. Сокращенные наименования Совета судей Тамбовской области и употребляются только после оговорки по тексту, например: далее – Совет судей. 

5.4. Протоколы

5.4.1. Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, проводимых Советом судей.

5.4.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются: председатель или председательствующий; секретарь; присутствовали. Вводная часть заканчивается повесткой дня – перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога «О» или «Об». Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня; текст каждого раздела строится по схеме: слушали - выступили - решили.

5.4.3. Основное содержание докладов, выступлений, справок и особое мнение выступающего помещаются в тексте протокола или прилагаются к нему. В последнем случае указывается «текст прилагается». Решение в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

5.4.4. Решением, постановлением Совета судей может фиксироваться утверждение какого-либо документа. Документ, утверждаемый или одобряемый Советом судей, прилагается к протоколу.

5.4.5. Протокол заседания подписывается председательствующим и секретарем Совета судей в срок не позднее 10 дней после окончания заседания. Дата, проставленная на протоколе, должна соответствовать дню проведения заседания.

5.4.6. Протоколы могут по желанию нумероваться порядковыми номерами в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний Совета судей, протоколы межведомственных совещаний.

5.4.7. Копии соответствующих решений, постановлений рассылаются членам Совета судей, а также иным лицам, ответственным за выполнение отдельных пунктов решения, постановления Совета судей, по поручению председателя Совета судей. 

Копии протоколов заседаний Совета судей представляются по запросу членов Совета судей, председателей судов, заинтересованных лиц в течение пяти дней со дня получения соответствующего запроса.

5.5. Служебные письма

5.5.1. Служебные письма оформляются на бланке Совета судей (приложение № 1) и имеют следующие реквизиты: адресат, регистрационный номер и дату; ссылку на регистрационный номер и дату, текст; отметку о наличии приложения; подпись; отметку об исполнителе документа.

5.5.2. Копия письма оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 без бланка и дополняется следующими реквизитами: отметкой о заверении копии и отметкой о направлении ее в дело. Регистрационный номер и дата на копии письма проставляются на месте бланка.

5.5.3. Текст письма состоит, как правило, из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, разъяснения, сообщения, предложения, просьбы, решения и т.д. Текст письма, оформленного на бланке Совета судей, излагается от 3-го лица единственного числа, например: «Совет судей Тамбовской области рассмотрел...» либо от 1-го лица единственного числа: «прошу...», «направляю...».

5.5.4. Датой письма является дата его подписания. 

VI. Контроль исполнения служебных документов

6.1. Целью контроля исполнения служебных документов является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

6.2. Методическое руководство по организации и ведению контроля за исполнением служебных документов осуществляется председателем Совета судей.

6.3. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения к определенным срокам.

6.4. Контроль за исполнением обращений (предложений, заявлений, жалоб) граждан ведется секретарем Совета судей.

6.5. Поручение считается выполненным лишь тогда, когда итоговый документ содержит обусловленную заданием информацию, в необходимых случаях ссылки на действующие законы и другие нормативные акты, имеет предусмотренные правилами делопроизводства подпись, дату, номер, отметку о помещении его в наряд.  

VII.  Номенклатура дел Совета судей

7.1.1. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Федеральным законом от 22 октября2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утверждённым Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 года № 558.

7.1.2. Номенклатура дел Совета судей на очередной календарный год составляется непосредственно секретарем Совета судей, включается отдельным разделом в номенклатуру дел  Управления Судебного департамента в Тамбовской области.

VIII. Хранение документов

8.1. Организация оперативного хранения документов и дел

8.1.1. С момента заведения и до передачи в архив Управления Судебного департамента дела хранятся по месту их формирования. Секретарь Совета судей несет ответственность за сохранность документов и дел.

   8.1.2. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат; они хранятся у секретаря Совета судей и по истечении срока хранения подлежат уничтожению в порядке, установленном в системе Судебного департамента.

 8.2. Порядок передачи документов на хранение в архив

8.2.1. В архив Управления Судебного департамента в Тамбовской области передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Управлении Судебного департамента в Тамбовской области

8.2.2.Хранение документов Совета судей, переданных в архив, учет, использование, отбор и подготовку к передаче на государственное хранение, экспертиза ценности документов, уничтожение производится Управлением Судебного департамента в Тамбовской области в порядке, установленном в системе Судебного департамента.